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scritture contabili

I 10 motivi per digitalizzare le scritture contabili

Umberto Zanini, responsabile dell’area tecnico-normativa presso l’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano, ha pubblicato il documento interpretativo “La conservazione delle scritture contabili” in cui riporta i 10 motivi per cui è necessario conservare i documenti contabili in digitale.

Digitalizzare le scritture contabili: come si fa

Parlare di “digitalizzare le scritture contabili” significa parlare di formati elettronici di documenti quali libro giornale, libro inventari, libro mastro, libro cassa. Esistono degli appositi software gestionali in grado di digitalizzare questi documenti in modo da renderli consultabili con facilità ed effettuare interventi di aggiornamento in maniera pratica e immediata.

Nel proprio articolo, Umberto Zanini elenca 10 motivi per cui si rende necessario attuare la conservazione digitale dei documenti finanziari. Vediamoli insieme passo dopo passo.

  1. La conservazione digitale in contabilità è prevista dal Codice Civile

    Citando l’articolo 2220 del Codice civile, “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione”. L’obiettivo di questa dicitura legale è quella di garantire nel tempo la certezza documentaria dei fatti in caso di contestazioni.

  2. Conservazione digitale come garanzia dell’integrità delle registrazioni contabili

    Collegandosi al punto precedente, il ruolo del supporto digitale è proprio quello di certificare l’integrità dei documenti, la loro immodificabilità, autenticità e leggibilità negli anni. Ecco perché Zanini specifica che la conservazione deve continuare ad avvenire in digitale.

  3. Senza conservazione digitale è difficile applicare la legge 4 agosto 2022 n.122 a certe scritture contabili

    La legge 4 agosto 2022 n. 122 consente alle imprese di considerare come regolare la conservazione dei registri contabili anche senza stampa o registrazione digitale, purché risultino consultabili (aggiornati digitalmente o in formato stampato) contestualmente a una richiesta di verifica.
    Di fatto, la norma non è però applicabile a tutti i documenti.
    Prendiamo in esame il libro inventari che, stando al Codice civile (art. 2217), “deve essere sottoscritto dall’imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette”. Se si stampasse il libro unicamente in caso di verifica richiesta dall’amministrazione finanziaria (come esplicitato dalla legge 4 agosto 2022 n. 122), si andrebbe contro all’obbligo espresso dall’articolo 2217.

  4. La registrazione digitale dei documenti di contabilità riduce i rischi in termini di cyber security

    Affidare la conservazione digitale dei documenti fiscali e delle scritture contabili a soggetti di alto livello in termini di affidabilità tecnica e organizzativa significa ridurre di molto il rischio di un danneggiamento in caso di attacco informatico. Il tema è da non sottovalutare poiché, in caso di attacco informatico andato a buon fine, oltre al danno in sé sono da prevedere ingenti sanzioni amministrative impartite dall’Agenzia delle Entrate.

  5. Esiste un ente dedicato a verificare la corretta conservazione delle scritture di contabilità

    Una conferma di quanto la pratica di conservare digitalmente i documenti contabili sia sinonimo di sicurezza e affidabilità si ha grazie all’attività del collegio sindacale della società. L’ente, infatti, ha l’onere di verificare che le scritture siano tenute, registrate e conservate correttamente.

  6. Viene avvalorato il ruolo del responsabile della conservazione digitale di documenti contabili

    Una volta che il collegio sindacale ha verificato e approvato la procedura di registrazione dei documenti, si ha un responsabile della conservazione che ha il compito di stilare una relazione che ne illustri le caratteristiche principali.

  7. La registrazione digitale limita le criticità in caso di sostituzione dei sistemi in uso in contabilità

    La conservazione digitale di documenti in formati come PDF/A (formato apposito per documenti firmati digitalmente) fa sì che si possano evitare criticità nel momento in cui si decida di interrompere il rapporto professionale fra studio e cliente, oppure qualora si volesse sostituire il proprio gestionale di sistemi contabili (con il rischio di perdere informazioni).

  8. Conservare i documenti contabili in digitale garantisce conformità al regolamento UE 910/2014 eIDAS

    Il regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) sancito dalla Commissione Europea prevede tre servizi fiduciari qualificati: archiviazione elettronica, registri elettronici e gestione di dispositivi per la creazione di firme e sigilli elettronici a distanza. Le procedure di conservazione digitale dei documenti contabili sono in linea con quanto previsto dal regolamento in questione.

  9. La registrazione digitale delle scritture contabili consente l’ottimizzazione di passaggi operativi

    Ottemperando alla normativa che regola la conservazione dei documenti contabili in digitale si evitano alcuni passaggi altrimenti obbligatori, quali ad esempio la necessità di formalizzare la scelta di non effettuare questo tipo di registrazione. Non è neanche necessario interrogarsi sulle modalità di assolvimento dell’imposta di bollo.

  10. Grazie alla conservazione digitale si evitano i rischi di obsolescenza dei sistemi, dei software e dei supporti di memorizzazione

    Si deve considerare che i periodi nei quali è necessario esibire i dati presenti nei registri contabili sono solitamente molto lunghi, in alcuni casi superiori a dieci anni. In materia informatica durante questo periodo possono cambiare sistemi hardware, software applicativi e supporti di memorizzazione con variazioni a volte incompatibili con quanto fatto in precedenza. Tenere i files PDF/A sul proprio file system potrebbe non essere sufficiente e ancora meno affidarsi ai soli database se a distanza di anni i software di base o quelli applicativi non saranno in grado di leggere quei dati e quindi stamparli su richiesta di un verificatore. Vale veramente la pena di correre questo rischio?

In conclusione, sono numerosi i motivi per cui si riterrebbe necessario mantenere obbligatoria la digitalizzazione dei documenti inerenti ad amministrazione e finanza aziendale. La procedura in questione implica una serie di vantaggi soprattutto in termini di sicurezza e di tutela da tenere assolutamente in considerazione da parte degli studi professionali e per le imprese.